Word操作技巧系列专题 - 『软件与使用』 - 计算机区

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jincaiyou (万事随缘)

初三

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发表于 2006-11-9 22:56 使用道具

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Word操作技巧系列专题

Word操作技巧系列专题　　
2楼：更改程序设置，助你快速记忆Word快捷键

　　3楼：Word文档损坏了？六种方法可以挽回数据

　　4楼：应用必备 Word安全保护技巧大搜罗

　　5楼：在Word中输入特殊符号的四种方法

　　6楼：Word中一次性插入多个相同的图片（符号）

　　7楼：使用Word 2003缩略图功能快速浏览长文档

　　8楼：Word XP中的图片也能随意旋转

　　9楼：同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚

　　10楼：巧借Excel快速把Word表格行列互换

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　　11楼：在Excel中插入Word文档

　　12楼：让Word和Excel表格实现选择录入

　　13楼：Word中用插入符号功能快速输入生僻字

　　14楼：轻松合并不同版本的Word文档

　　15楼：Word中利用自动更正快速输入常用专业术语

　　16楼：用Windows画图程序在Word中输入特殊字符

　　17楼：快速清除Word页眉横线的两则方法

　　18楼：利用边框和底纹在Word中制作整行横线

　　19楼：多个Word文档整篇一次性导入

　　20楼：Word一些操作小技巧

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　　21楼：Word文档安全保护妙招八则

　　22楼：轻松在Word中实现一键粘贴

　　23楼：用Word巧妙获取QQ聊天记录

　　24楼：Word长文档目录及正文页码设置

　　25楼：Word“插入”菜单里的常用功能讲解

　　26楼：用Word也能看电视

　　27楼：如何给Word文档减肥

　　28楼：用Word2003也能给文档加上稿纸

　　29楼：在Word中输入乘号和除号的几种方法

　　30楼：Word文档页码从第二页起出现的设置方法

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　　31楼：简单三步解除Word文档保护密码

　　32楼：Word表格操作常用技巧

　　33楼：不启动Word查看文档字数统计的方法

　　34楼：Word2003中保护局部文档内容

　　35楼：用Word2003轻松制作桌面日历

　　36楼：Word中表格计算功能的实现

　　37楼：利用Word“自动更正”功能快速输入文字

　　38楼：用Word做名片三步轻松搞定

　　39楼：Word和WPS通用的文档排版技巧

　　40楼：Word唱空城计文档内容巧隐藏

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　　41楼：Word中快速输入上下标的五则经验

　　42楼：Word文档与WPS文档的相互转换

　　43楼：Word打印技巧

　　44楼：修改Word菜单中“打开”文档的默认位置

　　45楼：Word2000应用技巧荟萃

　　46楼：Word2000使用技巧50招

　　47楼：Word表格原来也能求得平均值

　　48楼：如何使用WORD的索引功能

　　49楼：在Word2000下创建一个名片制作模板

　　50楼：在Word中利用样式添加目录

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　　51楼：Word 2000格式处理技巧三则

　　52楼：Word 2000"自动恢复"探秘

　　53楼：让WORD工作效率大增的“独门密技”

　　54楼：使用Word 2000 制作优美印章

　　55楼：巧用word2000来处理图象

　　56楼：Word制作试卷“卷头”

　　57楼：巧用WORD2000编排试卷

　　58楼：Word XP运用技巧大派送

　　59楼：Word中输入能跟在文字后面显示的拼音

　　60楼：Word中轻松输入各式各样的下划线

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　　61楼：再大些，教会你用Word打印特大字

[ 本帖最后由 jincaiyou 于 2006-11-9 23:20 编辑 ]

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因为有爱，所以有教育！——教育的本质是爱！
教师对学生的爱！
学生对教师的爱！
教师对教师的爱！
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jincaiyou (万事随缘)

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发表于 2006-11-9 22:56 使用道具

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　更改程序设置　　助你快速记忆Word快捷键
　　很多朋友都希望能在Word中用快捷键来完成一些常用的操作。可那些快捷键特别难记，好多朋友的方法都通过菜单的提示来强行记忆(如图1所示)。

图1
　　但这个方法效果不好，而且平时大家都习惯于使用工具栏按钮，要去菜单里找，有时还真不一定能找出自己需要的命令来，既费时又费力。
　　其实，我们完全可以通过一个小小的设置让Word的工具栏按钮上也显示出相应的快捷键来：
　　(本操作技巧已在Office
2003版本下测试通过)
　　操作步骤如下:
　　1. 打开Word 2003软件
　　2.
执行“工具”菜单→“自定义”命令，然后在弹出的设置窗口中点击“选项”按钮。如图2所示

图2
　　3.
勾选箭头标识的“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后点击“关闭”按钮即可
　　4.
好了，再回到Word主窗口试试吧，看看现在是不是把鼠标放到工具栏按钮上也能显示出快捷键的设置来呢?如图3所示

图3
　　【小提示】
其实，Word默认的快捷键并不很全，而每个人的使用目的又不相同，如果您经常使用的功能没有预设快捷键那该怎么办呢？
　　Word已经提供给我们一个自设快捷键的功能了。依然在图2窗口中，点击“键盘”按钮，会弹出一个如图4所示的快捷键设置窗口，如果我们需要给当前这个功能“FileNew”(意思是新建一份文件)设置一个快捷键，就可以直接将光标定位于“请按新快捷键”一栏，然后直接按动快捷键就行了，最后点击“指定”按钮，新的快捷键即可生效。

图4

jincaiyou (万事随缘)

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3楼

发表于 2006-11-9 22:57 使用道具

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　Word文档损坏了？六种方法可以挽回数据
　　在打开Word文档时，如果程序没有响应，那么很有可能是该Word文档已经损坏。此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。
　　一、自动恢复尚未保存的修改
　　Word提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。
　　文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。
　　“文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，“文档恢复”任务窗格是Word
XP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。
　　二、手动打开恢复文件
　　在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下：
　　1.
在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮；
　　2. 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows
2000/XP操作系统，该位置通常为“C：\documents and settings\Application
Data\Microsoft\Word”文件夹；对于Windows 98/Me操作系统，该位置通常为“C：\ Windows\Application
Data\Microsoft\Word”文件夹；
　　3. 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存file
name”及程序文件扩展名；
　　4. 单击要恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。
　　三、“打开并修复”文件
　　Word
XP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下：
　　1. 在“文件”菜单上，单击“打开”命令；
　　2.
在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置；
　　3.
在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹；
　　4. 选择要恢复的文件；
　　5.
单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”。
　　四、从任意文件中恢复文本
　　Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下：
　　1.
在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡；
　　2. 确认选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮；
　　3.
在“文件”菜单上，单击“打开”命令；
　　4.
在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述；
　　5.
像通常一样打开文档。
　　此时，系统会弹出“转换文件”对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择“纯文本”，单击“确定”按扭。不过，选择了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。
　　五、禁止自动宏的运行
　　如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。此时，请在“Windows资源管理器”中，按住Shift键，然后再双击该Word文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。
　　六、创建新的Normal模板
　　Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下：
　　1.
关闭Word；
　　2.
使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在Windows
XP中，请单击“开始”，再单击“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”，在“全部或部分文件名”框中，键入“normal.dot”，在“在这里寻找”列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击“搜索”按钮。
　　查找完毕，右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”命令，为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按Enter键；
　　3.
启动Word
　　此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。

jincaiyou (万事随缘)

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发表于 2006-11-9 22:57 使用道具

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　应用必备
Word安全保护技巧大搜罗
　　Office是比较通用的办公软件，关于它的技巧也是层出不穷，但是很多技巧缺乏系统地归类，在此小编急大家之所急，想大家之所想，整理出了一套完整的Office实用技巧，小巧实用。这次奉献给大家的是Word安全保护技巧，其他的会陆续发给大家

　　有“自动恢复”不怕突然死机
　　如果Windows突然死机，而且工作又没有及时保存。其实不必害怕，只要使用的是Word
XP，那下次重新启动Word时就会弹出一个“文件恢复”任务窗格，单击某恢复文件后，就可以继续编辑了。
　　使用自动保存功能
　　选择“工具”→“选项”，单击“保存”标签，并选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word
2000/XP 保存文件的时间。时间越短，Word 2000/XP 保存文件越频繁，在Word 2000/XP
中打开文件后出现断电或类似问题时，能恢复的信息当然也就越多，一般设置为1分钟。
　　经过上面的设置后，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文件在下次启动Word时都会显示出来，可以对它们进行保存。不过在替换原有文件之前，请验证恢复文件包含有你需要的信息，不要覆盖了原先的文件。
　　从文本中恢复
　　选择“工具”→“选项”→“常规”，选中“打开时确认转换”复选框，再按下工具栏上的“打开”按钮，在“文件类型”选项中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果没有则需要你安装“恢复文本转换器”。选择要恢复的文件，单击“打开”按钮，即可打开该文件。
　　去文件头恢复文件
　　如果有时使用“从任意文件中恢复文件”法无法挽救，这时可通过去掉其文件头的方法进行挽救:先建立一个空白Word文件，不输入任何内容，再将其复制一遍，在复制的文件中随便输入一些内容存盘，然后用16进制编辑器(这里是WinHex)比较两个文件，你会发现大致从Offset值为A00处开始，内容便出现明显不同。于是，将故障文件备份一次，用WinHex打开其备份文件，将Offset值为A00以前的一些内容删掉，开始可以少删一点，不行再多删一点。然后将删除后的文件保存。
　　接着就是用Word打开“去头”的文件。在“打开”对话框的“文件类型”框中选择“从任意文件中恢复文本”项，然后双击“去头”文件，极有可能能够恢复原文件中的文本内容。
　　用专用工具恢复
　　从http://www.officerecovery.com下载WordRecovery工具，完成安装后，只要打开Word，选择“文件”→Recovery命令，再选中欲修复的Word文件，然后按下Recover按钮，WordRecovery插件即会为自动修复选中的文件，接着会只要按照向导保存一下修复后的Word文件即可。
　　挽救Excel文件
　　如果Excel文件损坏，可借助Word作为“中介”来恢复:先进入Word，打开要修复的Excel文件(注意先将“文件类型”选为“所有文件”)，打开后，先将文件中损坏的数据删除并且进行修复，再选择“表格”→“转换”→“表格转文本”，然后可以用逗号或其他的分隔符作为间隔符，再把转换后的文件另存为TXT文件。接着启动Excel，并插入该TXT文件，再另存为Excel文件即可。
　　设置密码来保护文件
　　选择“工具”→“选项”，单击“安全性”标签，在“打开权限密码”文本框中输入打开权限密码，并在“修改权限密码”中输入修改文件权限密码，按下“确定”按钮。再保存Word文件，以后把这个Word文件交给别人时只告诉用户打开权限密码。这样用户打开此文件时，会向用户询问密码，输入“打开权限密码”后，此时Word会向他(她)询问修改权限密码。
　　不显示最近文件
　　选择“工具”→“选项”，单击“常规”标签，取消“列出最近使用文件”前的对钩，便可不让Word显示最近用过的文件。
　　另外，Windows“开始”菜单中的“文件”子菜单中也会列出在最近操作中使用过的文件，应注意及时清除“开始”菜单的“文件”中的内容。
　　妥善处理文件中的用户信息
　　如果在安装Office时如实填写了用户信息，这些信息会被Office自动加入到他所生成的每个文件中，而这些信息极有可能会泄漏的某些隐私。这时，可以选择“文件”→“属性”，在弹出的的窗口中选择“摘要”选项卡，并将其中各项中的内容删掉，再保存文件即可。
　　保护窗体
　　如果想保护Word窗体，那可以选择“工具”→“保护文件”，在弹出的对话框中选中“窗体”选项并设置密码，这样就将所创建的窗体保护了起来。如果用户不知道密码，只能够在设置的窗体中的特定区域进行操作，而无法对窗体进行修改或删除。只有知道密码的用户才可用窗体工具条中的“保护窗体”按钮在解除保护和保护状态之间进行切换。
　　防止宏病毒
　　选择“工具”→“宏”→“安全性”，在弹出的对话框中设置宏的安全级别(建议设置为高或中)，使Word禁止非可靠来源文件中的宏的运行，或在运行前给出警告提示，让用户选择是否运行这个文件。但Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀除它。所以要真正杜绝宏病毒，用户还需使用优秀的防毒杀毒软件。
　　“非法操作”的应对办法
　　在编辑文件时最担心出现“非法操作”的对话框，其实，不必担心，因为如果在Windows
98下，用户完全可以不去理会“非法操作”的对话框，直接单击Word中的保存按钮，待文件保存完毕后，单击“关闭”按钮，这样文件就得以保存了。
　　如果是在Windows
2000/XP下，那重新启动Word后，会出现一个“文件恢复”窗格，单击相应文件即可打开上次“非法操作”后的文件，另存一下即可。
　　恢复无响应Office XP文件
　　如果Office
XP程序没有响应，可以选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“Microsoft Office
应用程序恢复”，再单击选中没有响应的程序。单击“重新启动应用程序”或“结束应用程序”按钮来执行相应的操作即可。
　　杀死宏病毒
　　如果怀疑机器感染了宏病毒，则可以按下Alt+F8键，在弹出的对话框中有已经记录的宏的话，那就极有可能是宏病毒，可以删除所有的宏试一试。
　　利用SnagIt巧解保护
　　如果的文件加上了保护密码，可有一天又想对这个文件重新进行排版修改，这时突然发现已把密码给忘了，可那可以使用SnagIt来拯救它:先打开要修改的文件，启动SnagIt，选中“文本捕获”，然后单击“捕获”，再把鼠标移到Word窗口上，单击鼠标，即可把要修改的文件中的文本捕获下来，然后把它们保存为文本文件，可再利用Word对它们进行编辑即可。
　　利用启动参数拯救文件
　　有些Word文件可能是被作者利用自动运行的宏功能进行了加密，或自动运行的宏代码中出现了错误，这时可利用Word的“/m”启动参数，禁止Word宏的运行，从而拯救Word文件:建立一个Word启动的快捷键，再右击此快捷方式，在“目标”项的文件名后加参数，比如“C:\Program
Files \Microsoft Office\Office10\WINWord.EXE /m
”，双击此快捷方式，再打上述Word文件，试一试，说不定就可以恢复出其中的文本。
　　我的密码你猜不着
　　按住键盘上的Alt键不放，输入200，再松开Alt键，你将看到“ è
”出现在屏幕上。这就是ASCII码200对应的字符。因此，可以用这些字符来加密Word文件，这样Word文件被解密的可能性就小多了。
　　小提示
　　★000-031以及127是“控制符”，Office不接受;而032-126可以在键盘上直接打出来，所以，能用于这种特殊密码的，仅有128-255这些“字符”。
　　★文件这样加密，若长度在8位以上，恐怕连神仙也猜不出来了。只是这样做的弊端也很明显，密码太难记了。
　　请把你的激活信息保存好
　　如果使用的是Office XP，那请保存好C:\Program
Files\Common Files\Microsoft Shared\Office10\mso.dll文件，重装Office
XP后，必须把这个文件拷贝到C:\Program Files\Common Files\Microsoft
Shared\Office10文件夹中，以避免重新激活。
　　备份你的模板
　　如果是Windows 9x/Me，模板放在C:\Windows\Application
Data\Microsoft\Templates文件夹下，如果是Windows 2000/XP，则放在C:\Documents and
Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(如C:\Documents and
Settings\Administrator\Application
Data\Microsoft\Templates)。用“资源管理器”定位到相应文件夹下后，会看到一些扩展名为DOT的文件，这些就是Word中自定义的模板文件，只要把它们拷贝备份出来，以后重新安装Office，再把它们拷贝到上述文件夹中即可。
　　保存你自己的设置
　　Office使用时间长了，必然会有很多自己的设置信息，如果使用的是Office
XP，可单击“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“用户设置保存向导”启动“用户设置保存向导”，通过它即可把本机Office
XP当前设置保存到设置文件中，也可以从设置文件中恢复设置。
　　备份自动更正信息
　　Word具有自动更正功能，通过它确实可以给我们带来很多的方便，但可惜的是，Word却没有提供我们备份自动更正信息的功能。不过，可以从http://support.Microsoft.com/def ... p/en-us/Support.exe下载Word
2002 Support Template软件，安装后单击“开始”→“程序”→Microsoft Office Tools→Word 2002 Support
Template可以让Word XP打开该模板。按下Alt+F8键，再选中AutoCorrect
Backup项，然后单击“运行”按钮，选择Backup按钮即可把当前自动更正信息备份到一个默认为AutoCorrect Backup
Document.doc的文件中。以后，重安系统后只要再次安装一下Word 2002 Support
Template模板，再Alt+F8键，选中AutoCorrect
Backup项，然后单击“运行”按钮，选择Restore按钮导入备份的自动更正文件即可。
　　小提示
　　通过这个小工具也可以把当前自动更正信息备份到AutoCorrect
Backup Document.doc文件中，大家也可以打印出来供自己平时查看或与他人共享交流。对于提高自己的水平也很有好处。
　　让你的Office更新、更轻松
　　微软公司的产品经常是补丁不断，尽人皆知。如果要更新Office
XP，那大家可以直接登录http://office.Microsoft.com/china/ProductUpdates/default.aspx网站，在该网站上，只要单击相应的按钮，就可以进行类似傻瓜式地操作，顺着向导就可以把使用的Office的补丁自动打好。

jincaiyou (万事随缘)

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在Word中输入特殊符号的四种方法
　　方法一：特殊符号法。执行“插入→特殊符号”命令，打开“特殊符号”对话框(如图1)，切换到相应的标签(如“单位符号”等)下，即可选择输入一些特殊符号了。

　　方法二：符号栏法。通过执行“视图→工具栏→符号栏”命令，展开“符号栏”工具栏(如图2)，也可以快速输入一些特殊符号。

　　方法三：插入符号法。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框(如图3)，通过设置“字体”和“子集”可以查找到大量的特殊符号，进行选择输入。

　　方法四：软键盘法。打开任意一种中文输入法，右击输入法状态条右侧的小键盘，在随后弹出的快捷菜单中，选择需要的符号菜单项(如“俄文字母”等)，打开相应的软键盘(如图4)，选择输入即可。

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Word中一次性插入多个相同的图片（符号）
　　我们在用Word编辑一些专业文档时，常常要在文档中插入一些相同的图片(符号)，如果用“插入→图片→来自文件”命令来输入就太麻烦了。建议大家用“替换”功能吧：
　　先用“插入→图片→来自文件”命令，插一个图片(符号)到文档中，然后在其他需要插入图片(符号)的地方输入一个字母(我用五笔输入法，就用字母“z”吧)，等整篇文档录入完毕后，选中上述图片，执行一下“复制”操作，再按下“Ctrl+H”组合键打开“查找与替换”对话框(如图)，在“查找内容”框中填入字母“z”，在“替换为”框中输入“^c”(字母“c”为小写)，按“全部替换”按钮，即可将全文的字母“z”一次性替换为剪贴板上的图片(符号)了。
　　注意：如果需要替换成不同的图片(符号)，需要在文档中用不同的字母表示，然后分别替换。

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使用Word
2003缩略图功能快速浏览长文档
　　导读：在Word
2003中，可以使用缩略图功能快速查看长文档多页的布局，当需要在较长的文档中寻找某些元素时，使用缩略图窗格能够节省用户的宝贵时间。使用缩略图窗格还能够快速定位到文档中的某一页。
　　在微软的Office
2003出现之前，用户使用Word查看页面布局时，必须使用打印预览才能同时查看多页的整体布局。而使用Word
2003，则不必离开文档的编辑状态就可以同时查看多页的缩略图。在Word
2003中，现在“普通视图”、“页面视图”、“阅读版式视图”和“大纲视图”这四种视图中都支持以缩略图形式查看页面。
　　在这四种视图中，都可以通过选择菜单命令“视图→缩略图”来打开缩略图窗格，它会出现在Word窗口的左边。如图1所示，是普通视图中的缩略图窗格。

图1
普通视图中的缩略图窗格
　　缩略图窗格让用户可以同时查看多页的整体布局，例如，在普通视图中如果想查看哪些页上添加了页眉或页脚，可以打开缩略图窗格来查看，这样会非常快速方便地找到。缩略图窗格的另一个非常有用的技巧是，如果想跳到长文档的某一页，可以直接在窗格中单击该页的缩略图。
　　缩略图窗格可以用拖动的方式改变大小，移动鼠标指针到缩略图窗格右边缘，当指针变为左右方向的双向箭头时，按下左键拖动即可调整大小。而如果双击这个边缘，就会关闭缩格图窗格。

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　Word
XP中的图片也能随意旋转
　　以前往Word中插入图片的时候，如果需要将图片旋转一定的角度，只能在别的软件中将图片先处理好，然后再插入到Word中。如果在Word中，能够像旋转自选图形那样，自由旋转图片就好了，也省却了处理图片的功夫。一次偶然的机会，我发现了一个变通的办法，图片也能随意旋转了。您也试试?
　　首先在工具栏上点击右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开“自定义”对话框，点击其中的“命令”选项卡(如图1)。在“类别”列表中选择“绘图”，然后在右侧的“命令”列表中选择“分解图片”。用鼠标将此命令拖到“绘图”工具栏的适当位置放好(在默认的情况下，绘图工具栏中是没有这个命令按钮的)。

图一
　　现在您就可以像以往一样，点击[插入]→[图片]→[来自文件]菜单命令，选中要插入的图片，双击将图片插入到当前Word文档。此时插入的图片在被选中时，它的四周有八个黑色的填充矩形控制句柄。但是只能进行水平或垂直方向的翻转或以90°为单位进行旋转。想做任意角度的旋转是不可能的。
　　不过，如果我们选中图片，点击[分解图片]命令按钮，图片四周的控制句柄变成了空心的小圆圈，而且在最上方，还有一个绿色的圆圈控制句柄(图片可能跑到文档的左上角)。把鼠标移过去，就可以进行旋转操作了(如图2)。此时，如果您双击图片，就可以打开“设置图片格式”对话框，在“大小”选项卡中，可以精确设置调整角度(如图3)。

图二

图三
　　以上操作在Word XP中通过。如果您是制作演示文稿，那么在Word
XP中旋转图片，然后再剪贴到PowerPoint中就行了(PowerPoint中没有“分解图片”命令)。

jincaiyou (万事随缘)

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9楼

发表于 2006-11-9 23:00 使用道具

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同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚
　　如果在Word文档中创建了页眉、页脚，那么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。
　　但有时，我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件，然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚，操作起来很麻烦。
　　有更简单的方法：在文章中插入不同的分节符来分隔。
　　下面笔者以一份网络工程投标计划书为例向大家介绍具体的操作方法。
　　在本例中我们准备将首页页眉设为“网络中心机房施工部分”，从第2页开始再按具体的章节内容分别设为“机房装修设计”、“配电系统设计”……
等不同的页眉内容。具体操作步骤如下:
　　1. 用Word打开投标书文件。如图1所示

图1
　　2.
此时先不要急着设置页眉，而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置，然后执行“插入”菜单→“分隔符”命令，如图2所示。选中“分节符类型”中的“下一页”选框后点击确定按钮，并以此为例对整份文件进行分节处理。

图2
　　3.
等整个文章分好节以后，就可以点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉编辑模式了。如图3所示，按要求输入好首页页眉。

图3
　　【小提示】请注意图3中红框位置的变化
　　4.
然后再从“页眉与页脚”工具栏中点击“显示下一项”按钮，跳转到下一节的页眉处，如图4所示。细心的朋友一定会发现，此时的页眉处已和图3有所不同，不仅节码由第1节变成了第2节，而且右上角也多出了一个“与上一节相同”的字样。
　　此时，我们应该点击页眉与页脚工具栏中的“链接到前一个”按钮切断第2节与前一节的页眉内容联系，然后再输入第2节的页眉“机房装修设计”。

图4
　　5.
剩下的操作以此类推，每完成一个章节的页眉后就点击一下“显示下一项”和“链接到前一个”按钮，再对下一章节进行设置，直到完成整个文章的编排。
　　这种方法操作快速，而且所有的页眉均保存在同一个文件中，也方便进行存档。同时，页脚也支持这种多级设定，具体操作方法与页眉相似，本文不再赘述。
　　【小提示】
在图2中我们看到Word共支持4种分节符，分别是“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”，它们之间有什么区别呢?
　　“下一页”:是指插入一个分节符后，新节从下一页开始。如图5所示

图5
　　“连续”:是指插入一个分节符后，新节从同一页开始。如图6所示

图6
　　“奇数页”或“偶数页”:是指插入一个分节符后，新节从下一个奇数页或偶数页开始。如图7所示

图7

jincaiyou (万事随缘)

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10楼

发表于 2006-11-9 23:00 使用道具

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　巧借Excel快速把Word表格行列互换
　　有时我们需要将Word表格的行与列进行交换(也称为表格转置)，但Word本身并没有提供现成的功能可供使用，传统的办法要不就是手工转换，要不就是通过单元格合并再拆分的方法来实现(具体方法可参考天极网文章
http://www.chinabyte.com/20030116/1648673.shtml
)。但这两种方法的操作步骤都过于烦琐，而且效率也都很低。
　　其实，我们经常用到的另一款办公软件Excel中就包含了表格转置的功能，使得我们可以直接借助Excel来转置Word表格。
　　本文以如图1所示的一个Word表格为例，向大家介绍具体的转置方法。

图1
　　1.
首先要在Word中右击表格左上角的十字标全选整个表格，然后执行右键菜单中的“复制”命令
　　2.
接下来打开Excel，在任意单元格处点击鼠标右键，选择“选择性粘贴→文本”命令，将Word表格粘贴到Excel中。如图2所示

图2
　　3.
右击并复制图2中这些带有数据的单元格(记住，此步不可缺少，至关重要!)
　　4.
然后切换到另一空白工作表中，右击并执行“选择性粘贴”命令。最后在弹出的如图3所示对话框中勾选“转置”复选框后点击确定即可

图3
　　5.
此时，您便会发现Excel表格中的行列已经按照我们的要求互换了，而且各个单元格的数据也分毫不差，这时再将转置好的表格拷贝回Word就行了。如图4所示就是已经转换好的Word表格，怎么样?效果不错吧。

图4

jincaiyou (万事随缘)

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11楼

发表于 2006-11-9 23:01 使用道具

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　在Excel中插入Word文档
　　有朋友发了Email询问笔者，有没有一种办法可以把Word文档插入到Excel电子表格中？回答当然是肯定的。Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作，不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用Excel中的插入对象功能，就可以很容易地在Excel中插入Word文档。下面介绍具体操作步骤。
　　1.打开要插入Word文档的Excel电子表格文件。
　　2.单击要插入Word文档的单元格，然后选择菜单命令“插入”→“对象”。
　　3.在如图1所示的“对象”对话框“新建”选项卡中，选择对象类型“Microsoft
Word文档”，并单击“确定”按钮。

图1
对象”对话框
　　4.这时有Excel中会出现一个Word文档编辑框，在里面直接输入内容，方法与在Word中编辑文档完全相同，如图2所示。

图2
在编辑框中输入内容
　　5.根据需要拖动Word文档对象四周的控点，可以调整Word文档对象的大小，也可以将鼠标移动到边缘，通过拖动改变其位置。编辑完毕可以在对象之外的单元格上单击鼠标，退出编辑状态。此时如果单击Word文档对象，则会看到四周的控点变成了圆形，可以象拖动绘图对象一样拖动Word对象的位置，及改变其大小，如图3所示，操作起来非常方便。双击该对象可以再次进入编辑状态。

图3
Word文档对象
　　6.除了上述新建一个Word文档对象的方法之外，可以在进行到第3步时，选择“由文件创建”，然后在如图4所示的对话框中单击“浏览命令”，找到已经存在的Word文档，选择完毕，回到该对话框，单击“确定”按钮。插入到Excel文档中的Word文档，可以随时双击打开进行编辑。

图4
“由文件创建”选项卡
　　如果希望直接使用保存在硬盘或其它存储器上的Word文档，又不希望增大Excel文档的大小，可以选中图4所示对话框中的复选框“链接到文件”，这样当修改源文件时，源文件的更改也会反映到Excel文档中。
　　使用上述两种方法都有一个复选框“显示为图标”，如果选中它，则会在Excel文档中只显示一个图标，如图5所示。

图5
显示为图标的Word文档对象
　　双击该图标，可以启动Word对文档进行编辑。
　　不止在Excel电子表格中可以插入Word文档对象，在Word中也可以插入Excel电子表格对象，读者可以举一反三，自行尝试一下。(完)

jincaiyou (万事随缘)

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12楼

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　让Word和Excel表格实现选择录入
　　电脑及各类应用软件从诞生的那一刻起，就确定了为人类减轻劳动负担的宗旨，但如果操作软硬件的人不熟悉其功能，减轻负担的宗旨也就成为空谈。例如，使用Word和Excel制作明细表时需要重复录入部门、职称或学历等内容。此时，不论是逐一录入还是复制粘贴，都是一项即耗时又费力的工作。如何利用软件的自身功能从繁重的工作中摆脱出来呢？本篇文章将给你满意的答案。
　　我们在使用Word和Excel制作表格时，可以为表格制作一个下拉列表，在遇到需重复录入的内容时，只要用鼠标单击所需的选项，即可轻松完成录入。下面笔者将分别讲解Word和Excel下的实现方法。　　
　　一、Word表格实现选择录入
　　例如制作一份明细表，在这个表格中，部门、职称、学历和级别等几项内容是需要重复输入的，我们利用Word提供的下拉型窗体域即可轻松实现表格内容的选择录入。具体设置步骤如下：
　　（1）首先在Word中根据需要设计好表格，将固定不变的内容输入到表格中。
　　（2）将鼠标移到指定位置（例如“职称”下面的单元格），单击“视图→工具栏→窗体”命令，弹出“窗体”工具栏，单击“下拉型窗体域”按钮。
　　小提示：单元格中插入窗体域后，会显示出灰色底纹，在按下“窗体域底纹”按钮时会显示阴影。该窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，这些效果并不会被打印出来。
　　（3）双击单元格中的窗体域底纹，弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”文本框内输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮进行添加。依法输入其余列表项，待所有列表项添加完毕后，可以通过“↑、↓”方向按钮改变列表项的排列顺序。
　　（4）勾选“启用下拉列表”复选框，单击“确定”按钮，完成一个单元格的下拉型窗体域的设置。
　小技巧：可将其余使用同样窗体域的单元格全部选中，然后通过复制、粘贴的方法一次性插入。
　　（5）在所有下拉型窗体域完成插入之后，单击“窗体”工具栏上的锁状“保护窗体”按钮（这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其它地方都无法进行修改），在需要录入同一内容的任一窗体域单元格上单击鼠标，单击其右侧出现的下拉三角图标，从弹出下拉列表中选择需要录入的内容。全部选择好后，再次单击“保护窗体”按钮解除锁定。
　　二、Excel表格实现选择录入
　　在Excel表格中使用选择录入的好处是，可以对数据精确筛选，避免因录入错误造成数据统计不准确的现象发生。具体设置步骤如下：
　　（1）首先在Excel中设计好所需要的表格，在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容，然后选定要使用选择性输入的区域。
　　（2）单击“数据→有效性”命令，在弹出的窗口中单击“设置”选项卡。在“允许”下拉列表中选择“序列”；在“来源”框中输入序列来源的单元格绝对地址，或者单击其右侧的隐藏窗体按钮，用鼠标选定要使用下拉列表中所显示的内容的单元格区域，再次单击隐藏窗体按钮回到“设置”选项卡。最后单击“确定”按钮返回
　（3）用鼠标单击区域中的任一单元格，会在单元格旁边出现一个下拉箭头，单击箭头，会显示出所有的设置序列，从中单击所需的项目即可完成录入。
　　小技巧：对于其它使用下拉列表的单元格，可以采用拖动柄复制的方法来实现。
　　现在，有了Word和Excel中实现选择录入的方法，工作是不是轻松多了？

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Word中用插入符号功能快速输入生僻字
　　我们单位有位员工的姓名包含生僻汉字(如“桝”)，用拼音输入吧，不会读音，用五笔输入吧，竟然没有这个汉字!怎么办呢?在Word中，我们可以用可以用插入“符号”的方法来输入：
　　先在文档中输入一个与该字同偏旁部首的汉字(如“桃”)，然后选中这个汉字，执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框(如图)，你就会发现对话框定位在包含该偏旁部首的汉字区域，上、下拉动滚动条，仔细浏览，就可以找到“桝”这个生僻汉字了，选中它，按一下“插入”按钮，再关闭对话框就可以了。

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轻松合并不同版本的Word文档
　　在日常工作中，经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来。比如，笔者在写作的过程中，有专人负责审校工作，这种审校不是采用插入批注的方式，而是直接在文档上进行修改，不过保存时会用另外的文件名存盘。
　　当审校完毕，就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。读者朋友中一定也会有遇到类似情况的例子，如果掌握了合并文档的方法，则可以方便而轻松地完成这种工作。下面根据笔者的实际使用经验向大家介绍如何快速比较与合并不同版本的Word文档。
　　例如现在有一篇Word文档的两个版本：一个原文档名为“第15章.doc”，另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。具体操作步骤如下。
　　1.打开原文档“第15章.doc”。
　　2.选择菜单命令“工具>比较并合并文档”，打开如图1所示的“比较并合并文档”对话框，选中审校后的文档“第15章-2.doc”，然后单击“合并”按钮。

图1
“比较并合并文档”对话框
　　这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，如图2所示。

图2
Word列出两个文档中的不同之处
　　而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏，如图3所示。

图3 “审阅”工具栏
　　
3.首先要做的是按顺序查看文档中的批注框，然后根据需要做出决定。例如图2中的第1个批注框，在上面单击右键，弹出如图4所示的菜单，如果同意修改，则选择“接受删除”，如果不同意，则选择“拒绝删除”。

图4
右键菜单(1)
　　不同的批注，右键菜单中的命令也会有所不同。例如右键第3个批注框，弹出的右键菜单会如图5所示。这时则选择“接受格式更改”或“拒绝格式更改”。

图5
右键菜单(2)
　　4.如果不使用右键菜单，也可以在将插入点定位到某批注框后，单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按钮

或“拒绝所选修订”按钮

。
　　5.接受或拒绝一个批注后，可以单击“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”按钮

或“前一处修订或批注”按钮

查看前一处或后一处批注，继续审阅。也可以单击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮

，在文档窗口底部打开审阅窗格，通过它可以快速查看文档中的批注，如图6所示。再次单击该按钮，或者双击文档窗口与审阅窗格之间的分界栏，可以将审阅窗格关闭。

图6 使用审阅窗格
　　6.如果要接受所有批注，则可以单击“接受所选修订”按钮

右侧的向下小箭头，然后从弹出菜单中选择“接受对文档所做的所有修订”。如果要拒绝所有批注，则单击“拒绝所选修订”按钮

右侧的向下小箭头，然后从弹出菜单中选择“拒绝对文档所做的所有修订”。
　　7.当文档中的不同之处全部审阅完毕，按Ctrl+S保存文件即可。
　　经过上述操作，我们就将一篇文档的两个不同版本合并到一起了。(完)

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Word中利用自动更正快速输入常用专业术语
　　常常需要在文档中输入一些标准规范的名称，如《建筑地基基础工程施工质量验收规范》(GB50502—2002)，如果每次一个字一个字地重复输入，既麻烦，又容易出现名称不一致、不准确的现象。如果用“自动更正”功能输入，就简单多了：
　　执行“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框(如图)，切换到“自动更正”标签下，在“替换”下面的方框中输入“GB50502”，在“替换为”下面的方框中输入“《建筑地基基础工程施工质量验收规范》(GB50502—2002)”，再按下“添加”按钮，关闭对话框。
　　以后，需要输入上述标准名称时，只要输入“GB50502”及后续字符，系统自动将其
转换为“《建筑地基基础工程施工质量验收规范》(GB50502—2002)”。
　　注意：如果文档中确实需要输入“GB50502”字符时，可以这样操作：输入“GB50502”及后续字符，然后按一下“Ctrl+Z”组合键，即可转换回来。

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