标题: Office2000使用技巧与窍门
本主题由 mollingu 于 2008-3-16 13:42 移动
wangyijian
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发表于 2006-9-13 15:39 使用道具

Office2000使用技巧与窍门
快速定位--书签

在需要定位的位置,选取"插入"菜单中的"书签"命令,打开书签对话框;在其中,设置好书签名后,按"添加"即可;

在同样的对话框中,选择一个书签,单击定位即可。

专家点评:

知道书签功能的用户不在少数,不过使用书签的人却为数不多,也许是我们的文档多不够大吧?实际上书签除了定位功能外还有很多作用,如很多和书签有关的Word域;文档内的超级链接以及文档目录



使用自定义序列排序

使用自定义序列排序 在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项,可以选择自定义序列作为排序次序,使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下,排序可以选择按列或按行,我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置

专家点评:

自定义排序只应用于"主要关键字"框中的特定列。在"次要关键字"框中无法使用自定义排序次序。若要用自定义排序次序对多个数据列排序,则可以逐列进行排序。例如,如果要根据列A或列B进行排序,可先根据列B排序,然后通过"排序选项"对话框确定自定义排序次序。下一步就是根据列 A 排序。



在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片

在编辑PowerPoint时,不时的要插入一张新幻灯片,采用点击"插入"-"新幻灯片…"-"请选取自动版式"-"确定",的确过于繁琐,有捷径吗?有。如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片,试一试"Shift+Enter(回车键)",奇妙吧!当然了"Ctrl+M"也可以。不信?你试试看.



专家点评:

在格式工具栏中有一个新幻灯片按钮,也是一个快速插入新幻灯片的方法;如果偏爱快捷键,则建议使用"Ctrl+M"。"Shift+Enter(回车键)"在不同的视图和状态下会有不同的作用,仅在幻灯片缩略图窗格中选定一张幻灯片的情况下,才能起到插入一张新幻灯片的作用。



平均Word文档的分栏

我们在对Word文档进行分栏的过程,往往会遇到最后一页的栏是不等长的,其实,你只要将定位插入点到文档末尾,然后选择"插入|分隔符"命令,在弹出的对话框中选择"连续"单选按钮,然后"确定",这时候最后一页的栏也变成等长的了。



专家点评:

本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。我通常的作法是,先在内容后面插入一个空行,但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏,则直接分栏即可,不必这么麻烦。



更快速的"全部保存"

有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档,可以按住Shift键,选择"文件"菜单中的"全部保存"即可;其实有更快速的方法:可以按住Shift键,然后鼠标单击常用工具栏上的"保存"按钮,这时"保存"按钮的图标就变成"全部保存"的图标,松开鼠标,即保存完毕。



专家点评:

这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多,例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能,反之亦然。读者可以这样来试验,先按下Shift,再单击一个按钮不要松开鼠标按钮,观察按钮的图形是否改变为其它,然后移开鼠标即可。



如何群发邮件

在OUTLOOK"联系人"中选定所需收件人,从"工具"菜单中选择"邮件合并"命令。在对话框中选择适当的选项后单击确定。

在出现的WORD文档中输入邮件内容,从"邮件合并"工具栏中选择"合并到电子邮件",再按"确定"。OUTLOOK就会把您所想要发的文档发送出去了。



专家点评:

邮件合并功能最早是为发送批量的普通邮件设计的。现在也可以批量发送电子邮件。也许您会质疑:电子邮件的收件人、抄送和密件抄送可以有多项,何必批量发送?实际上,我一开始也是这么认为的,直到有人开发了一个发送工资条的系统,我才意识到:微软不做没用的事



Word 表格计算

在Word 2000的表格中,可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是:将插入点定位在记录结果的单元格中,然后打开"表格"下拉菜单中的"公式"命令,出现对话框后,在等号后面输入运算公式或"粘贴函数"。计算公式可引用单元格,表格中的列可用A、B、C…等表示,行数用1、2、3…表示



专家点评:

Word表格的计算功能虽然无法和Excel相比,但却远远超出一般人对于"简单"的想象。除了四则运算、乘方、百分数和等式不等式外,另有求和、取整等18个函数可供选用,如果定义了书签,还可以引用书签进行计算。



Word斜线表头

将插入点定位在单元格中。然后执行"表格"菜单中的"绘制斜线表头"命令,当出现对话框后,选择"表头样式"(共有5种可选择),分别填入"行标题"(右上角的项目)、"列标题"(左下角的项目)和"数据标题"(中间格的项目)以及"字体大小"等,最后按确定退出。删除斜线表头的方法是,单击要删除的斜线表头,当周围出现选定标记时,按[Del]键即可删除该斜线表头。



专家点评:

最简单的表格只有行列2维。在手工处理数据的年代,为了能够在一张表格中反映尽可能多的信息,人们使用了斜线表头等结构复杂的表格。但数据库管理系统出现之后,我们只使用结构最简单的表,原来的复杂结构则通过表之间的关系来表达。因此,一般说来,斜线表头会导致表格结构复杂而不利于自动处理。



快速重复输入

在WORD中当输完一些内容后,同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍,并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。



专家点评:

其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的"重复"命令。不过这个命令有3个快捷键,大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y,也有人用功能键F4;本技巧给出的则是它的第3个快捷键。



送你一个外出"小秘书"

在Outlook 单击"工具"菜单中的"外出时的助理程序"项。在对话框中点选"我目前外出"选项后,点下方的"添加规则"。在"编辑规则"对话框中设置规则。如:选择执行下列操作中的"答复"选项,编辑模板(点模板按钮)并保存,然后确定所有项目。这样,以后你外出的话如果有人给你写信,你可通过次助理程序来自动答复他们,告诉他们如有要事如何与你联系。



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让Word也“闪”起来
微软的Word一直是我最常用的办公软件。Word也能播放Flash?答案是肯定的。

众所周知,有很多软件只要兼容了某种格式媒体的插件,便能播放该格式的媒体,如暴风影音,它就可以播放许多文件格式的媒体。同样,给Word也装上支持Flash的插件,就可以实现这一点了。

首先在编辑的Word文档中,依次点击“视图→工具栏→控件工具箱”菜单;



点击控件工具箱上的“其他控件”按钮,并在弹出的控件列表中选择“Shockwave Flash Object”这项,这就是上面所说的Flash格式的插件了。Word文档中会出现一个正方形,并且打着“×”的窗口;用鼠标右击窗口,在弹出的功能菜单中选择“属性”,在“属性”对话框中的“Movie”后面的框中输入Flash动画文件(swf)的绝对路径及文件名,并将“EmbedMovie”项设置为“True”模式;



最后单击控件工具箱上的(退出设计模式)按钮,此时该Flash就会在文档中播放了。

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感谢楼主支持。。。

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谢谢提供 ..............

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